Envoyer un mail à plusieurs destinataires.

Attention aux règles dans l’envoi de mailings

Les mails permettent une diffusion rapide de vos informations. De ce fait, il est tentant d’adresser le même mail à plusieurs destinataires. Au lieu de les envoyer un par un, il est possible de simplifier la manœuvre et de faire parvenir en une seule fois un mail à plusieurs personnes.

Il vous suffit, sur tout logiciel, comme Outlook ou sur un client mail, comme gmail.com, laposte.net ou autre, de rédiger votre mail, de saisir une adresse neutre dans la zone « à » et de saisir les autres adresses dans la zone « cc » ou « cci ».

L’adresse neutre peut être la vôtre. Ceci vous permettra de vérifier la bonne diffusion du mail.

Les zones « cc » et « cci » sont différentes. A l’origine, « cc » veut dire Carbon Copy (à l’image du papier carbone utilisé autrefois), vite traduite par « copie conforme ». La zone « cci » est donc l’équivalent de copie conforme invisible.

Dans le cas de l’utilisation de la zone « cc », tous les destinataires recevront leurs mails et verront aussi la liste des autres destinataires du mail. C’est ce qui arrive souvent dans les listes de diffusion, même parfois entre amis. N’oubliez pas donc que dans ce cas vous divulguez des adresses de personnes qui ne le voudraient peut être pas. De plus, comme on voir fréquemment des dizaines d’adresses jointes, c’est une opportunité trop facile pour les entreprises à la recherche d’adresses pour leurs propres campagnes mails. Elles n’ont qu’à simplement copier vos données.

L’utilisation de la zone « cci » entraîne le masquage des adresses mail. Elle vous permet donc de diffuser le message à plusieurs personnes qui ne verront pas les adresses des autres destinataires. Chaque destinataire aura donc l’impression d’être seul à recevoir le mail, mais de toutes façons, il ne pourra jamais accéder à la liste d’envoi.

La CNIL surveille la diffusion de mails

En France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés est la principale autorité quand il s’agit de législation de diffusion par adresses de messageries électroniques. la CNIL a établi des règles pour que l’emailing se conforme à la loi. Dans le domaine de l’emailing, constituer une importante base de données est crucial. Il est intéressant de vois donc les règles dans le cas d’organisation de mailings professionnels.
Concernant la récupération d’adresses : 
La récupération des adresses électroniques doit être faite selon certaines règles. En effet la loi n’autorise pas l’envoi de courriels vers des adresses récupérées dans des espaces considérés comme publics sur internet, c’est-à-dire les sites web, les forums de discussions et les annuaires. Dans le cas où le client donne volontairement son adresse (exemple : newsletter, sondage), il est impératif qu’il soit averti de la possibilité de recevoir des offres commerciales.
La loi et la prospection par courriel
En matière de prospection, la loi s’applique sur deux niveaux de l’emailing: le cadre client-entreprise et le cadre professionnel. Dans le premier cas, le client peut être prospecté, mais uniquement pour des produits similaires à ceux qu’il aurait éventuellement achetés auparavant. Dans le second, les règles sont moins restrictives et l’envoi de courriels est possible sans autorisation préalable, à condition de respecter certaines consignes : l’objet du courriel doit avoir un rapport avec l’activité professionnelle du destinataire et l’expéditeur doit s’identifier correctement avec des adresses nominatives professionnelles et génériques, précisant l’identité, le nom de l’entreprise et le service.

Dans tous les cas, une règle de la CNIL ne change pas : il faut donner la possibilité au destinataire de pouvoir se désinscrire en lui proposant un lien fonctionnel à cet effet.